崗位職責(zé):
1、檔案收集與整理:負(fù)責(zé)文檔資料的分類、整理和歸檔工作、保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性;
2、檔案分類與編碼:制定或執(zhí)行統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼規(guī)則,確保檔案檢索便捷性。定期更新檔案目錄和索引,維護(hù)檔案數(shù)據(jù)庫或管理系統(tǒng)。
3、檔案數(shù)字化處理:對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、OCR識別、電子化存儲,并做好備份與加密管理。確保電子檔案與實體檔案一一對應(yīng),數(shù)據(jù)可追溯。必要時對圖像進(jìn)行必要的糾偏、剪裁等修圖處理。
4、檔案查閱與調(diào)取:根據(jù)申請流程提供檔案借閱、復(fù)印或調(diào)取服務(wù),登記借閱記錄并監(jiān)督歸還。嚴(yán)格遵守保密制度,防止檔案信息泄露。
5、檔案保管與維護(hù):定期檢查檔案狀態(tài),修復(fù)或更換破損檔案,確保環(huán)境符合防潮、防火、防蟲等安全要求,延長檔案保存期限。
任職要求
1、教育背景:大專及以上學(xué)歷,檔案管理、圖書情報、文秘、行政管理等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。
2、專業(yè)知識與技能:熟悉《檔案法》《歸檔文件整理規(guī)則》等法規(guī)標(biāo)準(zhǔn),精通檔案分類、編碼及保管流程。
熟練使用Office辦公軟件及檔案管理系統(tǒng)(如E-file、專業(yè)數(shù)據(jù)庫等)。
具備基礎(chǔ)數(shù)字化處理能力(掃描儀、OCR軟件操作等)。
3、工作經(jīng)驗1年以上檔案管理或文書處理經(jīng)驗、具備檔案數(shù)字化項目管理經(jīng)驗者優(yōu)先、有大型企業(yè)、事業(yè)單位或政府機(jī)構(gòu)等特定領(lǐng)域經(jīng)驗者優(yōu)先。
4、個人素質(zhì)細(xì)致耐心,責(zé)任心強(qiáng),能高效處理重復(fù)性工作。具備較強(qiáng)的保密意識和安全意識。良好的溝通能力,能協(xié)調(diào)跨部門需求。
5、其他要求:持檔案管理師資格證、保密培訓(xùn)證書等優(yōu)先。
熟悉ISO 15489檔案管理國際標(biāo)準(zhǔn)或具備數(shù)據(jù)分析能力優(yōu)先。
部分崗位需適應(yīng)體力勞動(如搬運檔案)或庫房環(huán)境。