1. 負責策劃及統(tǒng)籌公司各類大型會務活動,高質量完成公司會務接待;
2. 負責會務方案與會務的組織安排和執(zhí)行,做好會務各環(huán)節(jié)的配合;
3. 執(zhí)行公司各項活動,熟悉禮儀接待相關知識,拓展和承接區(qū)域內外
部活動;
4. 協(xié)助策劃各類區(qū)域會展與商務會展活動等;
5. 會議室預定管理及會議協(xié)調:在會議日常巡查中,發(fā)現(xiàn)有未使用會
議室時,需要即時向預定人確認該會議室的使用情況,以便及時釋放會
議資源,提高會議室使用率;當遇到會議資源緊張、而急需會議室的同
事時,可以幫助同事在不影響其它會議的前提下,協(xié)調相關的會議資源;
6. 會務人員在接到的相關會議報障需求時,須在 3 分鐘內到達會場、
了解具體需求,當有問題時必須在現(xiàn)場解決問題,如不能即時處理的,
在不影響會議的正常情況下,向員工說明情況、得到員工的認同并提出
解決時間及問題追蹤反饋;
7. 會議室應保持整潔,會務人員負責檢查會議室的環(huán)境衛(wèi)生、監(jiān)督清
潔人員的作業(yè)情況、發(fā)現(xiàn)問題督促清潔人員及時整改;
8. 每天下班前,統(tǒng)計整理出當天的會議數(shù)據(jù),記錄每天的物料消耗數(shù)
目,在 OA 系統(tǒng)上查看下個工作日的會議預定情況,安排好第二天的工
作計劃;
9. 每周一會務人員輸出上一周的工作總結,制定本周工作重點;每月
第一個工作日輸出上月的月報表;
10. 公共區(qū)域資產(chǎn)管理:會務人員負責會議室、文印區(qū)、報刊架等公共
區(qū)域的物資設備管理,當設備出現(xiàn)故障、損壞、遺失時,必須在第一時
間向園區(qū)方管理員及上級領導反饋。
11. 完成領導交辦的其它工作。
二、任職資格:
1.具備來訪接待和會議服務等相關知識,熟悉商務會務、政務會務等整體流程,具備2 年以上商務活動策劃、大型會展執(zhí)行經(jīng)驗,熟悉會務運作與實施;
2.熟練掌握寫字樓物業(yè)文化活動的策劃、實施工作經(jīng)驗,根據(jù)甲方需求協(xié)同企業(yè)文化活動開展;
3.大專以上學歷,酒店管理、旅游管理、空乘高鐵服務等相關專業(yè)優(yōu)先;
4.會茶藝相關技能優(yōu)先。