一、 行政事務處理
1、文件管理:收發(fā)、登記、歸檔公文、合同、檔案等,確保文件流轉及時、有序。
會議支持:安排會議日程、準備材料、記錄紀要,并跟進會議決議的執(zhí)行情況。
辦公用品管理:采購、發(fā)放、登記辦公用品,定期盤點庫存。
設備維護:協(xié)調辦公設備(如打印機、復印機)的維修與保養(yǎng),保障正常使用。
證照管理:公司各類證照的年審、延續(xù)及數(shù)據(jù)上報。
2. 溝通協(xié)調
內(nèi)外聯(lián)絡:對接部門間需求,傳達通知、公告等信息;接聽電話、接待來訪人員。
資料對接:協(xié)助部門與其他部門或外部單位傳遞文件、資料,確保信息暢通。
員工服務:解答員工關于行政流程的咨詢,協(xié)助辦理入職、離職等手續(xù)。
3. 文書與數(shù)據(jù)工作
文檔起草:編寫通知、報告、表格等基礎文書,校對內(nèi)容準確性。
數(shù)據(jù)整理:錄入、更新員工信息、考勤等數(shù)據(jù),制作統(tǒng)計報表。
信息保密:妥善保管敏感文件和數(shù)據(jù),遵守公司保密制度。
4. 后勤支持
環(huán)境維護:監(jiān)督辦公區(qū)域衛(wèi)生、安全,協(xié)調保潔、綠植等服務。
活動協(xié)助:配合組織團建、培訓、年會等活動,處理后勤事務。
差旅安排:協(xié)助員工預訂機票、酒店,報銷差旅費用。
5. 考勤與基礎財務
考勤統(tǒng)計:記錄員工考勤、請假、加班數(shù)據(jù),匯總提交。
費用報銷:整理部門費用票據(jù),初步審核后提交財務審批。
二、任職要求
1、技能:熟練使用Office辦公軟件(Word/Excel/PPT),熟悉辦公設備操作。
2、能力:責任心強,溝通清晰,具備基礎文書寫作和數(shù)據(jù)分析能力。
3、經(jīng)驗:通常要求5年以上行政或文員相關經(jīng)驗。
4、服從公司管理,接受公司領導交辦的其他任務。
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